Zarządzanie
sierpień 2026
Najpierw są zdjęcia „przed”. Scena jak z horroru klasy B. Bałagan, otwarte pudełko z końcówkami (brudnymi, a jakże), dwa markery, trzy statywy, kabel, kubek (no nie, kubek? Kubka tam absolutnie być nie powinno).
A potem przychodzi 5S. I po tygodniu wszystko ma swoje miejsce. Szuflady są opisane, na blacie pojawiają się kontury wyposażenia, na podłodze linie, a na tablicy zdjęcie pokazujące, jak stanowisko powinno wyglądać.
Jest estetycznie, równo, Lean.
Ale czy to prawda? Niekoniecznie!
W laboratorium porządek ma znaczenie i to większe, niż w wielu innych miejscach. Jeżeli Analityk przez pięć minut szuka odpowiedniej pipety, tracimy czas. Jeżeli ktoś nie może znaleźć odczynnika, tracimy czas. Jeżeli materiał referencyjny stoi w przypadkowym miejscu, możemy mieć znacznie większy problem niż strata czasu. Jeżeli dwa bardzo podobne pojemniki mogą zostać pomylone, robi się już zupełnie nieśmiesznie.
Dlatego sensowne 5S może być świetnym narzędziem - może ograniczać szukanie, zmniejszać liczbę pomyłek, poprawiać bezpieczeństwo, ułatwiać zauważenie, że czegoś brakuje i sprawić, że praca będzie po prostu łatwiejsza. Problem zaczyna się wtedy, kiedy zapominamy, po co to robimy.
Bo w pewnym momencie 5S potrafi zacząć żyć własnym życiem. Zlewka nie może stać tutaj, erlenmeyerka musi być w odległości 20 cm, a długopis musi być odłożony pod kątem prostym. Pojemnik ma znajdować się dokładnie wewnątrz zaznaczonego pola. A jeśli Analityk przesunie go o dziesięć centymetrów, bo tak wygodniej wykonuje badanie? No cóż…. nie zgadza się ze standardem…
I właśnie tutaj warto zadać pytanie czy standard został stworzony po to, żeby pomagać człowiekowi w pracy, czy człowiek ma teraz pracować tak, żeby nie „popsuć” standardu?
To dość istotna różnica, bo 5S nie jest (niestety) konkursem na najładniejszą szufladę.
Łatwo jest mierzyć rzeczy, które widać. I weryfikować, czy wszystko jest opisane, narzędzia na miejscu? Czy stanowisko wygląda jak na zdjęciu z katalogu? Ale znacznie trudniej zmierzyć, czy Analityk wykonuje mniej zbędnych ruchów, szybciej znajduje potrzebne materiały, czy zmniejszyła się liczba pomyłek a każdego dnia tracimy mniej czasu na przygotowanie stanowiska, czy łatwiej zauważyć brak odczynnika, co sprawia, że proces jest bardziej przewidywalny. A przecież to właśnie te pytania są ważniejsze.
Bo jeśli po wdrożeniu 5S stanowisko wygląda znacznie lepiej, ale czas pracy, liczba błędów i frustracja (!) ludzi się nie zmieniły, to być może zrobiliśmy porządek (i to jest jak najbardziej OK, bo w laboratorium porządek po prostu powinien być). Ale nie udawajmy, że właśnie zoptymalizowaliśmy proces.
Jednym z najlepszych i najtrudniejszych pytań, związanych z 5S jest zapytanie, dlaczego TO ma być AKURAT TAM? Dlaczego ta pipeta stoi właśnie tutaj? Bo jest używana najczęściej? Bo znajduje się w naturalnym zasięgu ręki? Bo ogranicza ryzyko pomyłki? Czy dlatego, że tam było wolne miejsce, kiedy ktoś robił zdjęcie standardu?
Dobre 5S zaczyna się od obserwacji pracy, weryfikacji i dostrzeżenia, jak człowiek się porusza, po co sięga najczęściej, co musi przenosić, a w związku z tym, jakie i kiedy wykonuje zbędne i niepotrzebne ruchy, co trzeba otwierać dziesięć razy dziennie (a uwierzcie, to wcale nie jest najmniejsza wartość…), gdzie najczęściej czegoś brakuje? A dopiero potem „układa się” stanowisko. Nie odwrotnie. Bo można stworzyć bardzo uporządkowane stanowisko, które jest kompletnie niewygodne w użyciu.
Jednym z klasycznych elementów 5S jest pozbywanie się rzeczy niepotrzebnych (ehh, to likwidowanie mudy). Ale w przypadku laboratorium trzeba przy tym zachować trochę rozsądku. To, że czegoś nie używaliśmy od sześciu miesięcy, nie oznacza automatycznie, że jest niepotrzebne. Może być wymagane do rzadko wykonywanego badania albo stanowić wyposażenie awaryjne, albo też potrzebne do określonej metody. Warto sobie uświadomić, że 5S nie polega na wyrzucaniu wszystkiego, czego akurat w tym tygodniu nikt nie dotknął, ale na świadomym decydowaniu, co jest potrzebne, gdzie powinno być i dlaczego.
A najbardziej chyba charakterystycznym objawem teatralnego 5S jest sytuacja przez audytem. W dniu minus zero - plan sprzątania, układania, uzupełniania etykiet, usuwania rzeczy z blatów i w dniu audytu laboratorium wygląda jak katalog producenta mebli laboratoryjnych. A po dwóch dniach - wszystko wraca do poprzedniego stanu lekkiego nieładu (wcale nie „artystycznego”). To zwykle oznacza, że standard nie jest naturalnym i codziennym sposobem pracy, a wyłącznie audytową dekoracją. Bo jeśli 5S trzeba odtwarzać przed każdą wizytą, to raczej go nie wdrożono, a jedynie zbudowano scenografię…
Dobre 5S jest trochę nudne, nie robi wielkiego wrażenia, bo po prostu wiadomo, gdzie co jest.
Braki są widoczne, stanowisko łatwo przygotować i równie łatwo je przekazać innej osobie. To sprawia, że ryzyko pomyłki jest mniejsze, nie trzeba też codziennie zastanawiać się, gdzie ktoś odłożył potrzebny materiał. I właśnie dlatego działa. Najlepszy standard to często taki, którego po pewnym czasie prawie się nie zauważa, bo „pasuje” do pracy.
Gdzie więc kończy się porządek, a zaczyna teatr? Prawdopodobnie tam, gdzie przestajemy pytać „jaki problem rozwiązujemy?” a zaczynamy pytać „czy wygląda to wystarczająco leanowo/ audytowo?”. Wszystkie elementy, związane z wizualizacją, faktycznie mogą pomagać – naklejki, kontury, tablice, zdjęcia. Ale to są tylko narzędzia, a nie istota 5S. Jeżeli dzięki nim ludzie mniej szukają, mniej chodzą, rzadziej się mylą i szybciej zauważają problemy, to jest świetnie, ale nie mogą służyć wyłącznie do tego, żeby była to sceneria na czas audytu. Bo wówczas może nie mamy systemu doskonalenia, a jedynie bardzo dobrze oznakowany teatr.
