Zarządzanie
luty 2024
Amerykański psychiatra i psychoterapeuta dr Theodore Isaac Rubin stwierdził: „Problemem nie jest to, iż występują problemy. Problemem jest oczekiwanie czegoś przeciwnego i myślenie, że istnienie problemów jest problemem.”
Ponieważ, problemy są naturalnym i powszechnym zjawiskiem wypracowano wiele strategii radzenia sobie z nimi. Dwie najczęściej spotykane podejścia to: sprytnie lub mądrze.
Sprytnie oznacza rozwiązywanie problemów, które się pojawiły. Ta strategia jest bardzo powszechna w wielu organizacjach. Rozwiązujemy problemy po otrzymaniu reklamacji, wykryciu braków wewnętrznych, otrzymaniu niezgodnego surowca itd. W branży motoryzacyjnej wypracowano do tego wiele narzędzi (w tym G8D i A3) a niektóre organizacje wydały swoje podręczniki (VDA, AIAG). Metody te zostały szeroko przejęte także przez inne branże i obecnie w wielu organizacjach powoływane są zespoły problemowe, zespoły 8D itp.
Główny cel działań w podejściu sprytnym to dotarcie do przyczyny problemu, który wystąpił i zabezpieczenie się przed jej ponownym wystąpieniem w przyszłości. Jest to zatem podejście reaktywne - podejmujemy działania w odpowiedzi na pojawiający się problem.
Z kolei mądre postepowanie polega na unikaniu problemu. Robimy wszystko, aby zapobiec jego pojawieniu się. Działamy zatem proaktywnie. Nie czekamy na problem, tylko postępujemy tak, by nie zaistniał w przyszłości. Kluczowe jest tutaj umiejętne wykorzystanie wiedzy i doświadczenia zdobytych w przeszłości przy podobnych sytuacjach. Lessons learned to fundament podejścia mądrego.
Ponadto strategia ta jest zgodna z wymaganiami ISO 9001. Zawarta tam koncepcja podejścia opartego na ryzyku (0.3.3) to podstawa prowadzenia działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie potencjalnych problemów, analizowania tych, które się pojawiają, oraz podejmowaniu wysiłków mających na celu zapobieganie ponownemu ich wystąpieniu.
Podczas projektowania wyrobów i usług (8.3.2) organizacja ma wziąć pod uwagę informacje wynikające z poprzednich, podobnych działań dotyczących projektowania i rozwoju.
W punkcie 8.5.1 ISO 9001 zawarte jest z kolei wymaganie realizowania produkcji i dostarczania usług w warunkach nadzorowanych, które obejmują między innymi wdrożenie działań zapobiegających błędom ludzkim. To kolejne wskazanie na stosowania proaktywnego – mądrego - podejścia do rozwiązywania problemów.
Także IATF 16949 kładzie duży nacisk na zapobieganie czego wyrazem jest np. punkt 6.1.2.3 dotyczący planów awaryjnych. Z kolei w 8.2.3.1.3 mamy wymaganie prowadzenia analizy czy procesy wytwarzania organizacji są w stanie konsekwentnie spełniać wszystkie wymagania wyspecyfikowane przez klienta. Projektując wyroby i usługi należy się skupić bardziej na zapobieganiu błędom niż na ich wykrywaniu (8.3.1.1). Stąd tez wymaganie posiadania przez organizację udokumentowanego procesu określającego metody zapobiegania błędom (10.2.4). Dodatkowo IATF 16949 (10.2.3) nakłada na organizację wymaganie posiadania udokumentowanego procesu rozwiązywania problemów, czyli standaryzację prowadzenia działań w tym zakresie.
nie ma lepszego dowodu na preferowanie przez ISO 9001 mądrego podejścia do rozwiązywania problemów niż wymagania zapisane w punkcie 8.2.3.1 zgodnie z którymi organizacja musi dokonać przeglądu wymagań, zanim zobowiąże się do dostarczenia wyrobów i usług klientowi. Przegląd wymagań klienta to jest moment, w którym rozpoczyna się proaktywny proces rozwiązywania problemów.
Niezależnie od tego jaką strategię rozwiązywania problemów wybierzemy musimy dopilnować by była ona nie tylko skuteczna, ale i efektywna. A o tym ostatnim elemencie często zapominamy.
A jaką strategię wy stosujecie?
Qui non próficit, déficit!
Wspieram ludzi i organizacje w znajdywaniu odpowiedzi na pytanie: "Co zrobić, żeby swoje zrobić, zarobić i się nie narobić.”
Znajdziesz mnie na Linkedin.com