W ramach poszukiwania najlepszego rozwiązania warto również z wyważonym podejściem wysłuchać opinii tych, którzy wdrażanie systemu zarzadzania mają za sobą.

Jak można to osiągnąć? Przede wszystkim konieczny jest zespół, który będzie pracował nad „Projektem ISO 9001”. Wdrożenie systemu zarządzania w pojedynkę nie jest możliwe. Oczywiście, wiele zadań można wykonać samemu, jednak bez pracy zespołowej nie ma szans na sukces.

W skład zespołu powinni wejść przedstawiciele wszystkich znaczących dla firmy obszarów. Zarówno tych, które są związane bezpośrednio z produkcja lub oferowanymi usługami jaki obszarów wspomagających główną działalność. I nie chodzi tu o zaangażowanie w pełnym wymiarze godzin pracy. Ważne jest, aby każda wprowadzana zmiana, nowa zasada działania lub rozwiązanie zostało ocenione z różnych punktów widzenia, zależnych od pełnionej roli w firmie.

Aby zespół wybranych pracowników mógł sprawnie zaplanować wdrażanie systemu zarzadzania i wprowadzić niezbędne wymagania, konieczne jest szkolenie. Niezależnie od podjętej decyzji dotyczącej korzystania ze wsparcia zewnętrznego konsultanta, od początku prac nad systemem zarządzania trzeba zapewnić kompetentnych współpracowników. Szkolenie wprowadzające do wymagań ISO 9001 powinno zapewnić wyjaśnienie wymagań normy, umożliwić praktyczne zapoznanie się z wdrażaniem tych wymagań podczas prostych case study oraz wskazać możliwe (lub najczęściej spotykane) problemy w danej branży.

Mając zespół, który wie jakie zadania czekają firmę dobrze jest wiedzieć, co rozumiemy pod określeniem „sukces” w przypadku omawianego projektu. Aby to jednoznacznie ustalić warto wiedzieć, które czynniki ten sukces będą wspierać.

W przypadku systemu zarządzania czynniki sukcesu, o których warto pamiętać na etapie wdrażania wymagań normy to:

• Na pewno uzyskanie certyfikatu. Jest to bardzo ważna motywacja. Mimo, że norma ISO 9001 wskazuje inne priorytety, to dla wielu firm to jest ten najistotniejszy czynnik. Jest wymaganie, które trzeba spełnić, aby utrzymać pozycję na rynku lub poszerzyć zakres działalności.
• Optymalizacja kosztów. Jeżeli zgodnie z wymaganiem normy ISO 9001 wprowadzimy podejście procesowe, ustalimy wskaźniki pozwalające ocenić skuteczność i efektywność procesów to otrzymamy uporządkowane dane dotyczące wyników finansowych firmy jako całości. Dodatkowo łatwiej będzie uporządkować informacje o wpływie poszczególnych kluczowych wyników i powiązanie ich z wynikiem finansowym. Na przykład jakość i parametry techniczne kluczowych surowców przekładają się na ilość wyrobów odrzuconych podczas kontroli w trakcie procesu produkcji. A to już można przeliczyć na pieniądze. Podobnie terminowość sporządzenia projektu lub wymaganej dokumentacji ma wpływ na ewentualne kary przewidziane umową lub przestoje podczas realizacji. Jeśli opłacamy w tym czasie gotowość wykonawcy (nawet jeśli to pracownicy firmy), a na możliwość wykonania zadań musi on poczekać – mamy nieuzasadnione koszty, które trzeba ponieść. Podobnie temat wygląda w przypadku utrzymania sprawnego wyposażenia. Wykonanie przeglądów i wymiana zużywających się elementów maszyn i urządzeń jest bardziej korzystna niż awaryjne naprawy, dodatkowo w przypadku niespodziewanych przerw trzeba również doliczyć koszty związane z nieterminową realizacją zamówień lub wsparciem podwykonawców. Rozwiązań dotyczących optymalizacji kosztów będzie wiele, natomiast są to te wskaźniki, które bardzo motywują do ich osiągnięcia.
• Od początku pracy nad wdrożeniem systemu zarządzania jakością każdy powinien wiedzieć: jakie ma zadania, za co odpowiada i jakie ma uprawnienia do samodzielnego podejmowania decyzji i reagowania na zdarzenia. Warto pamiętać, że nie zawsze pracownik osobiście wykonuje zadania za skuteczność których odpowiada. Odpowiedzialność i uprawnienia dotyczą również podejmowania decyzji i wydawania poleceń. Powinny one również obejmować analizę wyników i reagowanie na odstępstwa. Uporządkowanie podejścia i konkretne przydzielenie zadań i uprawnień w zakresie zarządzania jakością jest niezbędne do skutecznego wdrożenia i utrzymania wymaganych zasad działania.
• Planując wdrożenie systemu zarządzania jakością należy pamiętać, że w istniejącej firmie nigdy nie startujemy „od zera”. Nawet jeśli aktualnie obowiązujące zwyczaje i zasady nie spełniają wymagań ISO 9001, to jednak lepiej lub gorzej sprawdzają się w ramach prowadzonej działalności. Dlatego zanim zmienimy wszystko „na nowe”, zastanówmy się, co warto wykorzystać, dopracować, częściowo zmienić. Na pewno znajdzie się wiele takich sprawdzonych już rozwiązań, do których wszyscy pracownicy są przyzwyczajeni i które przynoszą zamierzone efekty.

Pamiętaj! Osoba odpowiedzialna za projekt musi wiedzieć, z czym ma się zmierzyć.

I na koniec:

niezależnie od tego, jak na co dzień zarządzamy realizacją projektów, warto się w tym momencie nauczyć uporządkowanego podejścia. Planowanie poszczególnych etapów, ich podsumowywanie i zamykanie, kolejność działań z uwzględnieniem zależności ich wykonania. Ważna jest też umiejętna modyfikacja założeń w miarę potrzeb z uwzględnieniem wpływu zmian na całość. Wdrażanie systemu zarządzania jakością jest na pewno dużym wyzwaniem w każdej firmie, równocześnie jednak takie doświadczenie zakończone sukcesem może być wykorzystane do wprowadzania kolejnych zmian pozwalających na stały rozwój. Świadome wykorzystanie potencjału firmy i pracowników na pewno jest mocną stroną biznesu w zmiennym otoczeniu.

---

Powrót do spisu artykułów