Zarządzanie
wrzesień 2023
W codziennym zabieganiu nie da się wiedzieć o wszystkim, co się w firmie dzieje. To sprawia, że pojawia się ryzyko, że podejmowane decyzje nie będą właściwe/ trafne/ najlepsze możliwe. Ważnej wiedzy o poprawności działania poszczególnych procesów dostarczają audyty wewnętrzne. O realizacji audytów i kompetencjach audytorów przeczytasz w artykule Audytor - zewnętrzne wsparcie dla systemu zarządzania. Żeby jednak audyty się odbyły, trzeba je zaplanować.
Zanim zdecydujemy się, jak zaplanować audyty, trzeba ustalić kto powinien się tym zająć. I tu pojawia się pewien problem. Zgodnie z wymaganiami normy ISO 19011, osoba zajmująca się zarządzaniem programem audytów powinna mieć kompetencje, obejmujące:
Dodatkowo podczas planowania audytów przydatna jest wiedza z zakresu zarządzania projektami, zarządzania ryzykiem, przydatne są również zdolności organizacyjne.
W zależności od wielkości firmy i złożoności procesów różnie trzeba podejść do planowania audytów. W przypadku audytów wewnętrznych należy uwzględnić również niezależność audytorów od audytowanego obszaru (co bywa trudne, zwłaszcza w małych firmach) i ich dyspozycyjność – w końcu mają też inne zadania.
Czy planowaniem audytów wewnętrznych musi się zajmować osoba sama będąca audytorem? Niekoniecznie. Do czasu zmian w ISO 9001 i ISO 14001 w 2015 roku sprawa była prostsza. Zarządzaniem programem audytów zajmował się pełnomocnik lub osoba pracująca pod jego nadzorem. A teraz? W zasadzie możliwe są bardzo różne scenariusze, decyzja należy do kierownictwa firmy, w oparciu o kompetencje osoby planowanej do zarządzania audytami.
Byłoby pięknie, gdyby wszystkie zaplanowane zadania odbywały się w przewidzianych terminach. Niestety, bywa różnie. Niezależnie od tego, z jakim wyprzedzeniem planowane są audyty, zmiana terminu może być konieczna. Dobrze, jeśli ktoś niezależny dba o aktualizację planów i wprowadza niezbędne zmiany.
Zrealizowane zgodnie z planem audyty to jeszcze nie koniec zadań. W normach dotyczących systemów zarządzania wymagane są dowody na wdrożenie programu audytów i potwierdzenie ich wyników. Brzmi prosto, jednak również wymaga systematycznego i uważnego dopilnowania. Informacje dotyczące audytów powinny być kompletne, dostępne zgodnie z ustaleniami i uwzględniane podczas planowania kolejnych audytów.
Celem audytów wewnętrznych, niezależnie od ustalonych kryteriów, jest potwierdzenie zgodności z wymaganiami. Jeżeli jedna osoba zarządza programem audytów, planuje i nadzoruje działania podejmowane w wyniku audytów, jest audytorem wewnętrznym i realizuje audyty i do tego ma jeszcze inne obowiązki to musi to być Magik!
A tak poważnie – warto zastanowić się, jakie konsekwencje ma taka systemowa magia w temacie audytów. Żeby audyty stały się przydatnym narzędziem wspomagającym zarządzanie, potwierdzającym skuteczność procesów i systematyczne osiągnie celów, konieczne jest wsparcie dla Magika od systemów.
Wykonywanie wszystkich zadań związanych z audytami przez jedną osobę stwarza ryzyko, że staną się one wyłącznie powtarzalnymi dokumentami, które nie wnoszą żadnych wskazówek do doskonalenia procesów. Kolejnym zagrożeniem jest możliwość pominięcia istotnych zmian podczas planowania i realizacji audytów i w konsekwencji coraz większe rozbieżności pomiędzy informacjami w dokumentacji a rzeczywistą sytuacją.
MSG Vexillo Systemy Zarządzania
Masz pytania, chcesz się podzielić swoją opinią? Zapraszam do kontaktu.
magda@isoztego.pl