Systemowa gra pozorów

Plan działania ukierunkowany wyłącznie na planowanie działań.

Czyli jak Jan Brzechwa pisał w wierszu „Ryby, Żaby, Raki” o planach biznesowych:

„Ale cóż, kiedy ryby budowały tylko na niby, żaby na aby, aby, a rak byle jak…”.

Najpierw jest pomysł, co należy zrobić lub pilna potrzeba zmiany. Na pewno trzeba spotkać się w starannie wybranym zespole i przedyskutować problem i możliwe rozwiązania. Po dyskusji konieczne jest przemyślenie poruszonych tematów, zaproponowanych rozwiązań, wszystkich „za” i „przeciw”. Dajemy sobie czas, po czym spotykamy się ponownie. Dzielimy się swoimi przemyśleniami i znów mamy do przedyskutowania różne spostrzeżenia. Następnie ustalamy termin kolejnego spotkania, na które każdy przygotowuje swoje propozycje uwzględniające przekazane na spotkaniu opinie itd. A żeby móc się wykazać efektami, staramy się w zespole sporządzić plan działania, pierwsze wersje dokumentów, wytyczne do wersji ostatecznej procedury postępowania, zmiany i poprawki do pierwotnej wersji wstępnych założeń. Normalnie nie ma czasu na nic innego! Znacie to?

Ważne, że spotkania odbywają się zgodnie z przyjętym na początku grafikiem i jest o czym rozmawiać - nawet jeśli ostatecznie spotkanie mogło być tylko wymianą maili. Bo coś się musi w sprawie początkowego problemu dziać, prawda?

Wprowadzamy zmiany, ale nie zmieniamy codzienności.

Czyli jak? Pozornie jesteśmy cały czas w trakcie zmian, ale czy coś rzeczywiście zmieniamy?

Niestety, w każdym projekcie przychodzi taki moment, kiedy należy coś konkretnego zrobić. Tylko każde nowe rozwiązanie powoduje konieczność zmiany dotychczasowych procedur postępowania i ryzyko, że będzie trudniej. A nawet możemy popełnić błąd. Ryzykujemy również, że nasz pomysł nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. I co wtedy?

Najbezpieczniej podejmować takie działania, które nie zmienią zbyt wiele. Opracowujemy nowy sposób działania. Zupełnie niezależny od dotychczasowego, żeby nie zepsuć tego, co działa dobrze. Może stworzymy nowe stanowisko, na którym pracownik będzie realizował konkretne działanie, np. sporządzi raport z wymagań przepisów prawnych, które dotyczą naszych procesów odnośnie do jakości, środowiska, BHP, energii. Zaproponuje działania doskonalące dla różnych procesów ukierunkowane na usprawnienie przekazywania informacji o wynikach raportu. Zaktualizuje istniejące formularze, aby były bardziej ergonomiczne. Nawet, jeśli coś nie wyjdzie - ryzyko związane z konsekwencjami błędu jest niewielkie. Ale jeśli ktoś zapyta o efekty działań, to możemy dużo pokazać. Może nie ma to zbyt wielkiego przełożenia na wyniki, jak w przypadku ryb, żab i raków, ale i wymagane zasoby nie są zbyt duże i zaangażować można się umiarkowanie.

Ciągłe doskonalenie pozorów.

Pokazanie poprawy wyników dla pozornego systemu zarządzania może być trudne. Oczywiście też się da! Jednak kluczowy jest tu dobór wskaźników wartości odniesienia. Jeżeli nie mają one nic wspólnego z prowadzonym biznesem, odnoszą się wyłącznie do działań opisanych wcześniej, to możemy kontynuować marsz do pozornego sukcesu. Można wyliczyć, ile raportów z kontroli opracowano, ile odbyło się spotkań dotyczących doskonalenia, ile godzin przeznaczono na szkolenia ze zmian w dokumentacji. Tylko co faktycznie wniosły?

Jedyna porażka może się pojawić, gdy ktoś zechce wyliczyć finansowy efekt tych działań.

Jak uniknąć systemowej gry pozorów?

Najprościej - bez udawania.

W systemie zarządzania, który działa naprawdę, podstawą wszystkich rozwiązań jest efektywne funkcjonowanie firmy. W każdej z norm, dotyczących systemów zarządzania, znajduje się wymaganie, by przyjmowane rozwiązania były zintegrowane z procesami biznesowymi. Można do tego wykorzystać System Model Canvas. Wychodząc od celu biznesowego firmy, kolejne elementy modelu powiążą wymagania systemowe z biznesowymi. Bazą do planowania procesów, wskaźników dla procesów oraz pozostałych elementów, będzie biznes i wyniki finansowe.

Nie jest tajemnicą, że do osiągnięcia wyników finansowych, niezbędne jest jasne sprecyzowanie wymagań dla produktu, który oferujemy lub działań, które musimy wykonać, aby te wymagania spełnić oraz kryteriów oceny. Stosując ze zrozumieniem wymagania ISO 9001, nie pominiemy żadnych istotnych kroków.

Należy też zwrócić uwagę na środowisko. Wymagania prawne w tym temacie spełnić musi każdy. Z reguły są one traktowane jako zło konieczne i sprawiają wiele trudności oraz generują koszty. A gdyby tak uciążliwość przekuć w szanse na rozwój? Jeśli do wymagań ISO 14001 podejdziemy z głową, to identyfikacja i monitorowanie znaczących aspektów środowiskowych będzie wskazówką, gdzie można zaoszczędzić. I nie będzie ryzyka, że pominiemy w planowaniu działań ważne dla firmy wymagania.

Podobnie można podejść do pozostałych standardów. Powiązanie wymagań norm dotyczących systemów zarządzania, z faktycznie prowadzonym biznesem i wymaganiami prawnymi, to bardzo przydatna instrukcja planowania i prowadzenia biznesu.

Korzyści zrezygnowania z systemowej gry pozorów.

System zarządzania, działający w zgodzie z biznesem, ma wiele zalet. Lista jest zawsze otwarta, będzie ona również specyficzna dla każdej firmy. Przykładowe korzyści to m.in.:

• Jasno sprecyzowane cele biznesowe, powiązane z działaniami, które wpływają na ich realizację oraz wskaźnikami pozwalającymi na bieżąco oceniać postępy.
• Systematyczny nadzór nad działaniami i wynikami, które wpływają na finanse firmy.
• Praktyczne rozwiązania, pozwalające na rozwiązywanie problemów, zanim pojawią się długoterminowe skutki. Dodatkowym bonusem jest skuteczne usuwanie przyczyn problemów, a nie powierzchowne działania.
• Świadome zarządzanie kompetencjami pracowników - zarówno poprzez korzystanie z zewnętrznego wsparcia, jak i budowanie kompetencji specyficznych dla firmy.

Oczywiście, prościej jest pozornie spełniać wymagania i mieć spokój. Tylko że cena tego spokoju może być wysoka.

---

Powrót do spisu artykułów