Zarządzanie
sierpień 2022
Otoczenie biznesowe firmy – tak można zdefiniować w trzech krótkich słowach wszystkie ważne relacje, bez których żaden biznes nie będzie funkcjonował. Jednak często w praktycznych planach i działaniach otoczenie biznesowe ogranicza się do sfery finansowej. Do czasu, aż zaniedbania pozostałych relacji nie zaczną znacząco wpływać na wyniki firmy. Czy można temu zapobiec?
Jedną z możliwości jest potraktowanie wymagań ISO 9001 jak przewodnika dla prowadzących biznes. Brzmi egzotycznie? Może na początku….
Nie jest to typowe podejście, z reguły ISO 9001 oraz pozostałe standardy dotyczące systemów zarządzania są traktowane przede wszystkim jako podstawa do uzyskania certyfikatów. Warto jednak spojrzeć na zawarte w ww. normach wymagania w inny sposób. Zrozumienie uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych ma kluczowe znaczenie. Nie jest to proste nawet dla doświadczonych managerów, dlatego warto wypracować sposób podejścia specyficzny dla firmy, ale równocześnie uwzględniający wszystkie istotne zagadnienia.
Systemowe podejście do przeanalizowania kontekstu rozpoczyna się od prostego odkrycia, że zrozumienie oczekiwań i wymagań otoczenia to proces. Rozwijając tą myśl z wykorzystaniem założeń wynikających z ISO 9001, zrozumienie kontekstu to proces powiązany ze wszystkimi procesami i działaniami w firmie. Brzmi to w takiej wersji dość poważnie, dlatego warto odnieść się do konkretnego przykładu:
Firma SZPIC Company jest producentem gwoździ. Właściciele firmy chcą, aby w ciągu najbliższych lat stać się głównym dostawcą na lokalnym rynku. Planują również współpracę z lokalnymi wykonawcami korzystającymi z ich wyrobów. Widzą wiele możliwości modyfikacji połączeń materiałów, zwłaszcza w branży budowlanej.
Planując cele do zrealizowania wizji firmy, rozwój oraz kolejne etapy działania Firma X uwzględnia otoczenie biznesowe w którym funkcjonuje. Czyli kontekst organizacji. Czyli właściwie co? Norma ISO 9001 wskazuje, że należy rozważyć czynniki wewnętrzne i zewnętrzne które wpływają na organizację (lub są poddane jej wpływowi) oraz ustalić zainteresowane strony, zdecydować które z nich są istotne dla firmy. Jak już wiadomo kto jest ważny dla firmy, należy również dowiedzieć się jakie ma wymagania i oczekiwania.
Jeśli ma to być proces powiązany z pozostałymi działaniami w firmie, warto zastosować SYSTEM MODEL CANVAS. Na jednej kartce zobaczymy wszystkie powiązania, które należy uwzględnić.
Ogólny cel biznesowy firmy, jej misja i wizja rozwoju determinują czynniki zewnętrzne które należy uwzględnić planując działania. Brzmi bardzo poważnie, jednak warto podejść do tematu w sposób prosty, nawet jeśli droga do efektu przemyśleń wydaje się… mało reprezentacyjna. Jednak zanim sformułujemy oficjalne deklaracje, warto prostymi słowami odpowiedzieć na pytania:
I teraz kolej na następne pytania, które doprowadzą nas do powiązań i zależności ze światem zewnętrznym. Pamiętać należy, że cel istnienia firmy i jej produkty oraz usługi znacząco wpływają na zewnętrzne zależności. Znaczenie mają zarówno wymagania prawne, wymagania branżowe, normy i standardy jak i dostępność surowców, usług serwisowych, szkoleń branżowych. Można tak długo wymieniać w ogólnym tonie. Wracając do konkretnego przykładu, kolejne pytania pomocnicze pozwolą na usystematyzowanie informacji dotyczących zależności zewnętrznych:
Po ustaleniu ważnych dla firmy SZPIC Company partnerów i instytucji zaczyna się właściwa analiza otoczenia biznesowego firmy. Każda z wymienionych zainteresowanych stron stawia wymagania. Nie zawsze są one jednoznacznie sprecyzowane, zawsze będą miały wpływ na wzajemne relacje biznesowe. I zawsze będą wpływały na ryzyka i szanse z jakimi firma SZPIC Company musi się zmierzyć oraz będą to warunki brzegowe do kształtowania procesów wewnętrznych.
Relacje biznesowe i powiązania wewnątrz firmy są istotnym, ale i trudnym do uchwycenia zagadnieniem. A ustalenie tych powiązań wpływa na działanie całej firmy. Jeśli pominięte zostaną ważne punkty, to i tak prędzej niż później trzeba się będzie z nimi zmierzyć. Z reguły w kryzysowej lub co najmniej trudnej sytuacji.
Natomiast rzetelne podejście do analizy relacji z otoczeniem biznesowym pozwala na świadome podejmowanie działań ograniczających ryzyko oraz pozwalających na wykorzystanie szans. Ale o tym jest inny artykuł.
BIZNES MODEL CANVAS jest rozwiązaniem, które wspiera zrozumienie, budowanie i doskonalenie tych relacji z korzyścią dla rozwoju biznesu. Chcesz sprawdzić, czy w Twojej firmie uwzględnione zostały wszystkie ważne relacje? Nie wiesz, czy wymagania wpływające na funkcjonowanie i rozwój firmy są uwzględnione w bieżących działaniach? Wypróbuj SYSTEM MODEL CANVAS.
MSG Vexillo Systemy Zarządzania
Masz pytania, chcesz się podzielić swoją opinią? Zapraszam do kontaktu.
magda@isoztego.pl