Zarządzanie
lipiec 2023
Zarządzanie firmą - dużą czy małą - to konieczność uchwycenia wielu zagadnień i połączenia zależności pomiędzy nimi. Z reguły elementem „spinającym” całość są finanse. Jeśli budżet się zgadza i firma generuje zyski, to można przyjąć, że wszystkie elementy biznesu działają sprawnie.
Zmiana podejścia zaczyna się zwykle wtedy, gdy otoczenie lub wewnętrzne zmiany w firmie wpływają na wyniki finansowe. Okazuje się w tym momencie, że teoretycznie wdrożone, certyfikowane i świetnie oceniane systemy zarządzania mogłyby być bardzo pomocne, gdyby były faktycznie powiązane z biznesem.
Dlaczego wiele firm nie wykorzystuje swojego potencjału? Odpowiedź na to pytanie wymaga kilku pytań pomocniczych.
Z mojego doświadczenia wynika, że nie zawsze. Łatwiej stworzyć świetnie wyglądające opisy niż faktycznie uporządkować działania w poszczególnych obszarach. Natomiast rzeczywistość przeważnie odbiega od ustaleń, bazuje na nieformalnym przepływie informacji, polega na obowiązkowym podejściu jednostek. Zwłaszcza w działaniach, które nie są bezpośrednio związane z produkcją. Podejście do definiowania procesów znajdziesz w artykule „Jak to ISO jest zrobione”.
Jednym z ważnych czynników gwarantujących sukces w budowaniu podejścia procesowego jest zaangażowanie tych osób, które uczestniczą w poszczególnych procesach oraz tych, które odpowiadają za osiągane wyniki.
Kolejnym czynnikiem, o którym łatwo zapomnieć, to uwzględnienie wszystkich powiązanych z procesem wymagań. Naturalnym zjawiskiem jest skupianie uwagi na zagadnieniach dotyczących jakości wyrobów i usług oraz spełnieniu wymagań Klienta. W końcu to podstawa funkcjonowania firmy. Jednak nie można zapominać o wymaganiach związanych z ochroną środowiska, bezpieczeństwem i zdrowiem pracowników, bezpieczeństwem informacji, zapewnieniem dostępu do nośników energii.
Nie bez znaczenia jest też zrozumienie powiązań pomiędzy procesami. Warto w tym celu przyjąć model przestrzenny. Trudno go oczywiście fizycznie wykonać, jednak już samo wyobrażenie sobie wielu źródeł dla danych i materiałów wejściowych oraz wielu kierunków, w których przekazywane są materiały i dane wyjściowe. Ustalenie zależności pomiędzy otoczeniem, wyjściami i wejściami dla procesów oraz wpływu tych zależności na skuteczność działania procesów przydaje się szczególnie podczas ustalania przyczyn problemów.
Zapisy w ANNEX SL, dotyczące ujednolicenia struktury norm dotyczących systemów zarządzania, to podstawa do spójnego planowania procesów. I nie bez powodu pojawiły się wytyczne do ujednoliconego podejścia dla wszystkich systemów zarządzania.
Moje dotychczasowe doświadczenia dotyczące charakteryzowania procesów i ustalania danych wejściowych pokazują, że o ile jasne są wymagania dotyczące jakości i technicznego funkcjonowania procesów, to dużą trudność sprawia sprecyzowanie pozostałych wymagań. Przykład?
W kolejnym etapie uwzględniane są oczywiście podstawowe wymagania prawne, dostępność surowców, maszyn, mediów energetycznych. Jednak w dalszym ciągu brana jest przeważnie pod uwagę jakość oraz ciągłość produkcji. Natomiast wymagania wynikające z decyzji środowiskowych, założenia dotyczące efektywności energetycznej lub informacje dotyczące powstających odpadów nie są uwzględniane bezpośrednio. I, niestety, do czasu aż pojawią się problemy, trudno przekonać do tego rozwiązania.
Natomiast wymagania norm dotyczących systemów zarządzania (skupmy się na tych najbardziej popularnych ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) zarówno w punkcie 4.4 odnoszącym się do procesów, jak i w punkcie 8.1 zawierającym wytyczne dotyczące planowania działań operacyjnych (czyli realizacji zleceń na przykład!) wskazują, jak podejść do spójnego planowania. Takiego, w którym każdy istotny aspekt działania będzie wzięty pod uwagę!
Żeby zaplanowane działania przebiegały zgodnie z założeniami, warto wypracować powtarzalne procedury. I tu zaczyna się bunt, bo natychmiast procedura kojarzy się z trudnym do zrozumienia dokumentem. A przecież nie o to chodzi. W końcu procedura, zgodnie z ISO 9000, to „ustalony sposób przeprowadzania działania lub procesu”. Procedury mogą być udokumentowane lub nie.
Ważne natomiast, żeby były zrozumiałe, dostępne i przystępne. Natomiast forma, w jakiej są opracowane, może być naprawdę różna. Biorąc pod uwagę szeroki wachlarz dostępnych możliwości w postaci programów komputerowych, zasad komunikacji w firmie, stopniowego podejmowania decyzji, procedura to nie musi być tekst do przeczytania. Natomiast na pewno procedury powinny być uzupełnieniem dla procesów, poprzez podanie kluczowych działań i wartości gwarantujących powtarzalne wykonanie oraz uzyskanie wyników akceptowalnych nie tylko w temacie jakości, ale i w pozostałych obszarach ważnych dla prowadzonej działalności.
Zintegrowane podejście do planowania biznesu warto oprzeć na sprawdzonych standardach. Żeby jednak nie wpaść w pułapkę niepotrzebnych dokumentów, konieczne jest zrozumienie wymagań, na których się opieramy. Podczas współpracy z różnymi firmami widzę, że często wybierana jest droga na skróty. Zachęcam jednak do zaangażowania wszystkich zainteresowanych działaniem danego procesu do zrozumienia zasad podejścia procesowego. Moje doświadczenie pokazuje, że takie podejście się sprawdza. A jak jest u Was?
MSG Vexillo Systemy Zarządzania
Masz pytania, chcesz się podzielić swoją opinią? Zapraszam do kontaktu.
magda@isoztego.pl