Zmiany bez zmian

Cóż, Magik od systemów nie ma łatwego życia!

Nie jest tajemnicą, że systemowe podejście należy budować krok po kroku, przewidując zagrożenia i możliwości dla biznesu i rozwoju firmy. To bardzo logiczne i słuszne podejście. Jednak niejeden Magik od systemu zgodzi się, że rzeczywistość odbiega mniej lub bardziej od tej świetnej logiki. No bo jak wszystko idzie pomyślnie, to po co wprowadzać dodatkowe analizy, zasady, kontrole? Ogarniemy, jak coś się wydarzy! No i w końcu się wydarza: problem albo świetna szansa. W sumie z punktu widzenia Magika, to nie wiadomo, co spowoduje więcej zamieszania.

W zbliżającej się dużymi krokami nowelizacji ISO 9001 i ISO 14001 podkreślone jest podejście do zarządzania zmianą. Brzmi dobrze, ale czy my faktycznie potrafimy zmianą zarządzać? Magik od systemu jest tym bardzo zainteresowany, bo chaos w zasadach przy wielu okazjach powoduje, że jest jak strażak. Albo saper. Albo obaj równocześnie. Może warto w takim razie zacząć od zmiany podejścia do zmian?

W systemowym podejściu zawsze, choć przez lata i normy w różnych słowach, było wymaganie dotyczące reagowania na nowe przepisy, informacje od klientów i innych interesariuszy, specyfikę wewnętrznych relacji w bieżącym momencie. Jednak wszystkie dotychczasowe próby pozostawiały wiele niedomówień i pozwalały na zarządzanie podejściem do zmian tak, aby faktycznie nic się nie zmieniało. Magik od systemów miał porządek w procesach i dokumentach, sprzedaż zawsze dogadywała się z klientem (no… prawie zawsze), wewnętrzne konflikty przeważnie w końcu wygasały. I życie firmy toczyło się spokojnie dalej. Prawie jak w bajce dla biznesu.

I jak to w bajkach bywa, często jedno na pozór drobne zdarzenie powoduje lawinę konsekwencji. Jednak rzeczywistość nie zawsze zapewnia pozytywne zakończenie historii. Klient przestał zgadzać się na ciągłe obietnice i półśrodki i znalazł innego dostawcę. Dostawca przestał zgadzać się na ciągłe ustępstwa i znalazł innych klientów. Konflikt wewnętrzny spowodował przestoje i straty trudne do zignorowania. Zgubione lub nieprawidłowo sporządzone sprawozdania okazały się niezbędne podczas negocjacji lub kontroli. I wtedy pojawia się ważne pytanie: to po co te wszystkie systemy i certyfikaty, skoro doszło do takiego problemu?

Doświadczony w różnych sytuacja Magik od systemu już wie: tworzenie atrapy zarządzania zmianą mści się w sytuacji, gdy takie zarządzanie jest naprawdę niezbędne. Warto jednak doprecyzować, czym tak naprawdę zarządzamy. Bo nie chodzi o wpływ na zmiany, często niezależne od firmy i pracujących w niej osób. Zarządzać natomiast możemy reakcją na niespodziewane zdarzenia, informacje, sytuacje. Niezależnie od czynnika aktywującego zmianę, do Magika od systemu powinna trafić informacja o potrzebie jej wprowadzenia. Ale UWAGA! To nie Magik będzie dalej robił wszystkie niezbędne działania.

Żeby jednak zmiana miała sens i efekt przydaje się życzliwe, ale krytyczne spojrzenie z boku. Niestety, często pojawia się taki scenariusz:

1. Zauważamy potrzebę zmiany.
2. Planujemy, jak ją wprowadzić.
3. Podchodzimy z entuzjazmem do realizacji planu.
4. Napotykamy pierwszą trudność/przeszkodę, której nie przewidzieliśmy.
5. „Zawieszamy” na chwile wprowadzanie zmiany, aby przemyśleć strategię.
6. Zajmujemy się milionem bieżących zadań i...
7. …zapominamy o planowanych zmiana, do czasu aż same się o siebie upomną w najmniej oczekiwanym, momencie.

I dlatego nie lubimy zmian. Bo nigdy nic dobrego z nich nie wynika!

Ale z Magikiem, który ma przygotowane podejście do zarządzania wprowadzaniem zmian może to wyglądać inaczej. Wsparciem będzie tu proponowane w projekcie ISO 9001:2026 podejście podpowiadające następujące kroki:

1. Ustal cel zmiany i jej potencjalne skutki. Weź pod uwagę zarówno ten obszar, którego zmiana dotyczy, jak i wszystkie, z którymi zmieniany obszar współpracuje. Bo czasem zmiana w jednym miejscu korzystna może powodować utrudnienia w innym miejscu! (zobacz artykuł: System Model CANVAS).
2. Zadbaj o integralność wszystkich procedur i istniejących rozwiązań, których nie zmieniasz. Wprowadzając zmianę, zadbaj o to, żeby sprawdzić i uwzględnić działające zasady postępowania.
3. Zapewnij dostępność zasobów i informacji niezbędnych do wprowadzenia zmiany. Aby to było możliwe, na etapie planowania działań konieczne jest ustalenie co, komu i w jakiej formie będzie potrzebne!
4. Przydziel lub zmień obowiązki i uprawnienia osobom, których zmiana dotyczy. A w pierwszej kolejności poinformuj te osoby o nowych rozwiązaniach i ich roli we wprowadzaniu tych rozwiązań. Zaangażowanie bezpośrednich zainteresowanych to duży krok do sukcesu.
5. Ustal, w jaki sposób będzie monitorowana i oceniana skuteczność zmian. I to nie tylko na końcu drogi, ale wyznacz sposób monitorowania na istotnych etapach. Które to będą? To zależy… ale warto wskazać miejsca, w których trzeba sprawdzić postępy działań i ich częściowe efekty. To pomaga w korygowaniu błędnych założeń, a w niektórych przypadkach może ustrzec przed niepożądanymi skutkami. Super, jeśli możliwy jest pilotażowy test na małej próbce, wtedy szkody są niewielkie, a pojawia się możliwość dopracowania rozwiązań (zobacz artykuł: Procesy, schematy, procedury).
6. Zadbaj o komunikowanie zmian tam, gdzie będą widoczne ich skutki. Nawet jeśli nie wszyscy są bezpośrednio zaangażowani w zmiany, warto, żeby o nich wiedzieli. Choćby po to, żeby nie wymuszać powrotu do wcześniejszych rozwiązań.

A może by tak jeszcze wykorzystać podejście do ryzyka i szans w zarządzaniu zmianą? A może by tak wykorzystać znane narzędzie w zarządzaniu zmianą by zarządzać nią sprawniej?

Dlatego rola Magika w zarządzaniu zmianą jest ważna, mimo braku bezpośredniego zaangażowania. Dopilnowanie, aby poszczególny punkty zostały zaplanowane i zrealizowane to niełatwe zadanie. Jednak gwarantuje skuteczne wprowadzanie zaplanowanych zmian, a jeśli plany były nie do końca udane – na czas, w odpowiednim momencie wprowadzone zostaną korekty. I niezależnie od tego, czy zmiana jest koniecznością, czy częścią planu rozwoju, ma duże szanse na sukces!

---

Powrót do spisu artykułów